메모의 기술

메모를 통해 업무의 효율을 높이고 풍부한 아이디어를 얻고 싶은 사람, 메모에 익숙해지고 싶은 사람들에게 유용한 메모의 기술을 소개한다.

 

유형별 메모의 기술

회사에서 내근하는 사람과 아침부터 거래처로 향하는 사람은 일의 성격이 다르므로 메모하는 방법도 다르다. 또 메모를 귀찮아하는 사람, 반대로 너무 메모에 열중한 나머지 메모 내용보다 메모하는 행위에 비중을 두는 사람도 있다. 다음에서는 유형에 따른 메모의 기술을 네 가지 타입으로 정리했다. 자신에게 맞는 유형을 찾아 실행해 보자.

 

감성적인 타입

많은 아이디어가 떠오르지만 그것을 적절하게 축적하거나 체계적으로 정리하지 못하는 유형이다. 이런 사람은 언제든지 메모할 수 있도록 수첩을 가지고 다니는 것이 좋다. 그리고 사용한 후에는 ‘데이터베이스화’하기 위해 주제별로 메모를 정리하여 노트에 옮겨 적는다.

 

변덕스러운 타입

이런 사람은 아예 메모를 하지 않거나, 혹시 하더라도 제대로 보관하지 못한다. 게다가 지속적으로 메모하지 못하기 때문에 다이어리를 사도 그때만 잠깐 사용할 뿐 금방 잊어버린다. 따라서 휴대전화 혹은 최신 기기를 사용하거나 집 안 곳곳에 메모지를 두어 먼저 메모하는 습관을 기르도록 한다.

 

지성적인 타입

이런 사람은 이론적이며 생각하기를 좋아한다. 또한 자신의 생각을 정리하는 일에 열중한 나머지 다른 정보에는 별로 관심이 없다. 사진을 찍어 나중에 직접 보면서 감상을 이야기하거나, 잡지 기사 등을 오려 붙여 시각적으로 데이터베이스화하면 감성 발달에 도움이 된다.

 

꼼꼼한 타입

이런 사람은 메모를 하지만 적절하게 활용하지 못할 때가 많다. 언제든지 꺼내 볼 수 있도록 작은 수첩을 휴대하는 것이 좋다. 메모한 내용을 활용할 수 있도록 ‘처리할 일’의 리스트를 작성해 체크해 보자.

 

 

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메모의 7가지 기술

First. 언제 어디서든 메모하라

• 머릿속에 떠오른 생각은 그 자리에서 바로 기록한다.
• 목욕할 때, 산책할 때, 잠들기 전 등 언제 어디서든 메모한다.
• 늘 지니고 다니는 것, 늘 보이는 곳에 메모한다.
• 잊어버릴 우려가 있는 일을 적어 현관에 붙여 두면 외출할 때 그 메모를 보고 기억을 되살릴 수 있다.

 

Second. 주위 사람들을 관찰하라

• 다른 사람의 메모하는 방법과 체계를 잘 관찰하고 따라 해 보라. 또 왜 메모하는지 묻고, 어떤 식으로 메모하는지 잘 살펴보라.
• 일을 잘하는 사람을 관찰하고 따라 한다.
• 일을 잘하는 사람과 자신을 비교할 수 있는 알람표를 만들어 본다.
• 회의 내용이 지루하면 다른 사람들을 관찰한다.

 

Third. 기호와 암호를 활용하라

• 메모할 때 반드시 ‘글자’만 쓸 필요는 없다. 자신이 보고 무슨 내용인지 알 수 있으면 된다.
• 각자 자신에게 맞는 ‘기호’와 ‘암호’를 고안해 사용하면 메모 속도가 훨씬 빨라질 것이다. 중요한 것은 자신만의 메모 흐름을 만드는 것이다.

 

Fourth. 중요 사항은 한눈에 띄게 하라

• 메모하는 방법에는 정답이 없다. 시간이 지난 후 다시 검토했을 때 중요한 부분이 한눈에 들어오는 것이 좋은 메모다.
• 중요한 사항에는 밑줄을 긋는다.
• 좀 더 중요한 사항은 동그라미로 표시한다.
• 삼색 볼펜을 사용해 내용과 중요도를 구분한다.
• 중요한 내용은 별도로 요약한다.

 

Fifth. 메모하는 시간을 따로 마련하라

• 메모는 습관화되지 않으면 잘 잊어버리게 된다. 하루에 한 번이라도 수첩과 펜을 드는 습관이 생기면 특별히 노력하지 않아도 자연스럽게 메모하게 된다.
• 메모만을 목적으로 하는 시간을 갖는다.
• 일부러 커피숍을 찾거나 생각을 정리해 주는 여행을 떠난다.
• 적어도 일주일에 한 번, 한 시간이라도 혼자만의 시간을 갖고 생각나는 것을 메모한다.

 

Sixth. 메모를 데이터베이스로 구축하라

• 메모는 어떤 형태로든 남겨 두면 훗날 효력을 발휘한다. 데이터베이스를 만드는 가장 중요한 목적은 ‘정리한 후 잊어버리자!’이다.
• 메모는 어떤 형태로든 남겨 둔다.
• 메모를 모아 책 한 권으로 만든다.
• 메모와 자료를 주제별로 문서 보관 상자에 넣어 데이터베이스화한다.

 

Seventh. 메모를 재활용하라

• 예전의 메모를 다시 읽어보는 습관부터 기른다.
• 메모한 것들은 날짜별 혹은 주제별로 정리한다.
• 정리된 메모를 문서 보관 상자에 보관한다.
• 다시 읽을 때는 느낀 점이나 아이디어를 다른 색 펜으로 적어 둔다.

 

 

메모 도구 활용법

갈수록 메모 도구가 진화하고 있다. 수첩과 펜이 있어야 가능했던 아날로그 형태의 메모에서 휴대폰, 컴퓨터, 그리고 최근에는 태블릿 PC까지 디지털 형태의 메모 문화로 진전됐다. 개인의 성향, 편의, 용도 등에 따라 선택해 메모할 수 있는 다양한 메모 도구에 대해 알아보자.

 

1. 수첩 Notebook

수첩은 가장 대표적인 메모 도구다. 하루 일과, 해야 할 일, 했던 일도 시간별로 적어 두고 하단 부분에는 생각해 두어야 할 것들을 정리하면 나중에 알아보기 쉽다. 또 좋아하는 말이나 명언, 아이디어가 떠오를 때 기록한다.

 

2. 다이어리 Diary

다이어리는 연간, 월간, 주간 등으로 나뉘어 있어 사용하기 편리한 메모 도구다. 보통 업무와 관련된 메모는 다이어리에 하는 경우가 많다. 한눈에 일목요연하게 확인할 수 있기 때문이다. 또한 인간관계에 관한 일반적인 사항, 누군가의 생일이나 결혼기념일 등도 다이어리에 메모하기 좋다. 다이어리를 선택할 때는 자신의 메모 습관에 가장 적합한 것을 구매해 꾸준히 사용할 수 있도록 한다.

 

3. 포스트잇 Post-it

직장 생활에서 가장 흔히 쓰이는 메모 도구 중 하나가 포스트잇이다. 눈에 띄는 곳에 붙여 놓으면 관련 내용을 잊지 않고 수시로 확인할 수 있을 뿐 아니라 언제든지 붙였다 떼었다 할 수 있어 편리하다. 그 즉시 적어 놓지 않으면 잊어버리는 시안이나 아이디어는 포스트잇을 사용하고, 시간 날 때 수첩이나 다이어리에 다시 정리한다.

 

4. 클리어 파일 & 클리어 홀더 Clear File

클리어 파일은 노트형 파일로 비닐 주머니로 구성되어 있다. 잃어버리기 쉬운 메모 더미는 종류별로 투명한 비닐 주머니에 넣어 두면 나중에 보기도 좋다. 클리어 홀더는 투명하고 얇은 홀더에 서류를 끼워 보관하는 것으로, 다른 사무용품에 비해 자주 꺼내 봐야 하는 서류들을 잠시 보관하는 용도로 많이 사용된다.

 

5. 휴대폰 Smartphone

일반적으로 휴대폰에는 지인이나 거래처의 전화번호, 주소 등 인적 사항을 저장할 수 있는 기본 기능이 갖춰져 있다. 수첩에 적어 두면 수첩을 바꿀 때마다 다시 기록해야 하는 번거로움이 있으므로 휴대폰에 기록해 두는 것이 효과적이다. 또한 휴대가 간편하고 사용이 편리해 이동 중에도 손쉽게 메모할 수 있으며, 날짜와 시간도 함께 기록돼 시간이 지난 뒤에도 당시의 상황을 기억하는 데 도움이 된다. 무엇보다 휴대폰은 녹음, 사진 등 여러 기능을 함께 사용할 수 있어 유용하다. 최근에는 스마트폰에 메모 기능의 앱까지 나와 있어 편의성을 더해 주고 있다.

 

6. 녹음기 Voice Recorder

인터뷰, 회의, 세미나 등에서 메모하는 것이 부담스럽다면 녹음기를 사용하는 것도 좋은 방법이다. 상대방의 이야기를 녹음하는 경우에는 먼저 동의를 구한 후 사용하는 것이 옳다. 녹음은 편하게 말할 수 있는 것부터 시작하고, 녹음 후에는 반드시 다시 들어봐야 한다. 필요한 말은 다 했는지, 잘못된 부분은 없는지 등을 살핀다. 녹음 내용을 듣고 정리하는 능력을 기르면 이해력도 빨라지고 문장을 쓰는 능력도 강화되어 메모를 잘하게 된다.

 

7. 컴퓨터 & 태블릿 PC Computer & Tablet PC

바탕화면에 메모 관련 폴더를 만들어 놓고 수시로 생각나는 아이디어나 좋은 글, 신문 기사 등을 기록한다. PDA처럼 일정 관리, 사전, 주소록 등 다양한 기능을 활용할 수 있으며 업무 중에도 간편하게 사용할 수 있다. 또한 오랫동안 저장해 둘 수 있어 분실의 우려가 없다.