[HR] Chapter 3. 초대와 방문 (Invitation & Visitation)

▣ HR. Chapter 3. 초대와 방문 (Invitation & Visitation) 

초대와 방문에 관한 메일는 거래처와의 유대 관계를 유지하기 위해 이용된다. 또한 이러한 메일이 자사를 소개하는 계기를 제공해 주기 때문에, 기업의 이미지를 실추시키지 않도록 정중한 어조로 말한다. 초대장을 쓸 때는 주최자 명, 행사의 성격, 일시, 장소, 복장 등에 대한 자세한 사항을 기입하고 회답을 원할 시에는 초대장 하부에 R. S. V. P. (불어: Repondex s'il vous plait, 영어: Reply, if you please)

 

1.편지의 종류

(1) 초대 메일

(2) 초대 요청 편지 

(3) 초대장

(4) 방문에 관한 편지

 

2.주의 사항

(1) 초대와 방문의 편지는 날짜, 시간, 장소가 명확히 기재되어야 한다.

(2) 초대의 경우는 모임의 성격을 정확히 설명해서 상대방이 준비할 수 있도록 한다. 방문의 경우에도 방문 목적을 정확히 밝혀야 한다.

(3) 초대의 경우에는 상대방의 방문을 기대하고 있다는 적극적인 자세를 보여야 한다.

 

 

------------------------------------------

 

▣ Sample 1. 회의 안내

 
SUBJECT : TPI Rayfin Project Meeting Call

 

Dear Sir,

 

As we agreed at the meeting held at Rayong Orchid Hotel dated Jul. 27, 2020. we would like to invite you to the monthly meeting of August. So you are kindly requested to inform us of a time and place convenient to you.

 

Best regards.

 
 

▣ 번역

제목 : TPI Rayfin 사업 회의 소집

담당자 귀하.

 

2020년 7월 27일 Rayong Orchid 호텔에서 열린 회의에서 합의한 바와 따라 8월 월례회의에 귀하를 초청합니다. 편리한 시간과 장소를 통보하여 주시기 바랍니다.

 

______ 드림.

 

▣ 요점정리

사업관계자와 회의 개최를 통보하고 일정을 협의하기 위한 안내입니다.

회의를 개최키로 한 배경을 먼저 상기시키고 차후 세부일정 협의를 제안합니다.

 

 
--------------------------------------
 

▣ Sample 2 단합대회

 
Dear Sir
 
Samsung has a plan to have a workshop on May, 25 (National Holiday) as below :

 

1. Date : May 25, 17:00~19:00

               (After finishing daily work at 16:00)

 

2. Location : Mambruk Quality Resort

                     (Tel : 601602)

 

3. Person in charge of site until finishing overtime work : Mr. S. J. Joung.

 

4. Purpose : a dinner meeting to strengthen unity

 

Thank you for your kind cooperation in I-Pet Project.

 

Best regards.

 

▣ 번역

 담당자께

 

삼성의 현지직원 포함 35명의 사원들은 국경일인 5월 25일 아래와 같이 워크샵을 가질 예정입니다.

 

1. 일자 :  5월 25일 17~19시 

               (16시 근무 종료 후)

 

2. 장소 : Mambruk Quality Resort

              (전화 601602)

 

3. 시간 외 근무 이후 현장관리자 : Mr. S. J. Joung

 

4. 목적 : 사원 단합을 위한 저녁식사 모임. I-Pet 사업에 협조하여 주셔서 감사합니다.

 
______ 드림
 
 

▣ 요점정리

사원 단합대회의 일시와 목적을 협력사측에 통보하기 위한 메일이다.

 

--------------------------------------------------

 

 

▣ Sample 3. 비자 신청을 위한 초대장 요청 및 자료 요청

Dear Mr. Kon

 

Thank you so much for allowing three of our people to attend your training program October 8-18.

 

The three people chosen to attend are : Lee, Jong-heon and Kang, Chi-goo of the Scoring System Task Force as well as Park, Hong-gon of the Branch Management Dept. We will send you all the necessary details on these people by fax. At that time would you please send us a formal invitation letter for them so that we can get the proper visas from the Japanese Embassy in Seoul.

 

The training they will have consists of both branch management and your credit scoring system. Could you send us a list of books or references (if available) concerning the scoring system prior to their departure so that they can be better prepared for the training program?

 

Thank you once again for your friendly cooperation and assistance. We hope this will serve as an opportunity for JACCS and Winners to further develop our mutually beneficial relationship.

 

Sincerely yours.

 

▣ 번역

미스터 곤께

 

우리측 직원 3명을 10월 8일부터 18일까지 열리는 귀사의 연수프로그램에 참석하도록 해주셔서 감사합니다.

선정된 3명은 다음과 같습니다. Scoring System Task Force(인사고과담당)의 이종헌, 강지구, 지사관리부의 박홍건입니다.

팩스로 이들에 관해 필요한 세부사항을 송부하겠습니다.

 

서울에 있는 일본 대사관에서 비자를 받을 수 있도록 이들에 대한 공식 초청장을 보내주시기 바랍니다.

 

그들이 받을 교육내용은 지사관리와 신용평가방식으로 구성되어 있습니다. 이들이 출발하기 전에 연수프로그램을 위해 더 잘 준비할 수 있도록 Scoring System에 관련된 서적이나 참고자료 목록을 보내주시리 수 있겠습니까?

 

귀하의 친절한 협력과 도움에 다시 한 번 감사드립니다.

이번일이 JACCS와 위너스사간에 상호협력관계를 더욱 발전시키는 좋은 계기가 되기를 희망합니다.

 

_____ 드림

 

 

▣ 요점정리

해외의 기업으로부터 초대를 받았을 경우, 초대에 감사하면서 방문에 필요한 사항을 준비하는데 도움을 요청합니다. (예: 비자 신청을 위한 초대장 요청, 필요한 자료 요청) 요청을 청할 때는 항상 정중한 어조를 유지해야 합니다.

그리고 요청하는 이유를 분명히 밝혀서 상대방이 협조할 수 있도록 해야 합니다. 

 

 

--------------------------------------------------

 

 

▣ Sample 4. 인쇄된 공식적인 초대장과 답장

초대장

 

SANGNOK ENTERPRISES, INC.

requests the pleasure of your company 

at a dinner celebrating

their 20th anniversary

Friday, the third of July

at seven o'clock

The court Restaurant of the Royal Hotel

R. S. V. P

 

 

출석한다는 회신

 

Mr. Kim Moon-ki

accepts with pleasure

SANGNOK ENTERPRISES, INC.'S

kind invitation for dinner

on Friday, the third of July

at seven o'clock

 

 

결석의 회신

Mr. Kim Moon-ki

regrets that he is unable to accept 

SANGNOK ENTERPRISES,INC.'S

kind invitation for dinner

of Friday, the third of July

at seven o'clock

 

▣ 번역

초대장

 

상녹기업은 7월3일 금요일 7시 로얄호텔 코트 식당에서 열리는 20주년 기념 만찬에 귀하를 초대합니다. 

회신 바랍니다.

 

 

출석 회신

김문기씨는 7월 3일 금요일 저녁 7시 상록기업의 만찬 초청에 기꺼이 응하겠습니다.

 

 

결석 회신

김문기씨는 7월 3일 금요일 7시 상녹기업의 만찬 초청에 응하지 못하게 되어 애석하게 생각합니다.

 

▣ 요점정리

공식적인 정식 초대장을 쓸 경우에는 자신을 가리키는 경우도 포함해서 기본적으로 대명사를 쓰지 않습니다. 회신을 할 경우에도 공식적인 정식 초대에 대한 답은 3인칭으로 답합니다.